Archivo Nacional: sin información ordenada no hay Estado Abierto

Costa Rica inició su ruta hacia un Estado Abierto en el 2015, el cual tiene entre sus principios la transparencia, la participación ciudadana y la colaboración entre las instituciones públicas, organizaciones de la sociedad civil, empresas privadas, la academia y la ciudadanía.


Según la coordinadora de Gobierno Abierto, Geannina Sojo, el acceso a la información es fundamental para asegurar el funcionamiento de un Estado Abierto; y es precisamente este uno de los retos que tiene el país. Así lo demuestra el Índice de Desarrollo Archivístico, que las instituciones públicas que forman parte del Sistema General de Archivos, deben presentar anualmente al Archivo Nacional de Costa Rica (ANCR), según la Ley nº 7202.


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Aunque no todos los archivos institucionales lo hacen mal; de las 161 entidades que presentaron su informe (de las 245 contempladas), el 40% mostraron problemas en su gestión de documentos, según el Índice de Desarrollo Archivístico que se realiza con la información que brindan las instituciones.


Montañas de documentos en los baños de las instituciones, fugas de agua cerca de archivos, cajas de papeles sin ningún orden en cuartos estrechos; este es el escenario que según el director del ANCR, Alexander Barquero, se repite en los archivos de varias instituciones del país.


El panorama descrito pone en riesgo el cumplimiento del derecho al acceso a la información y, según Barquero, dificulta la construcción de un Estado Abierto.


Pero, ¿por qué es importante el manejo de los archivos en los Estados Abiertos?


Que la instituciones ofrezcan la posibilidad de acceder a datos y a información le permite a la ciudadanía “fiscalizar y dar seguimiento a la utilización de recursos públicos” según el sociólogo del Programa de Participación Ciudadana del Poder Judicial, José Pablo Vargas.


La creación de políticas públicas es otro aspecto que Vargas resaltó, sobre la importancia para la ciudadanía de tener acceso a la información.


“Pongamos un ejemplo: una comunidad está sufriendo de inseguridad. La gente puede acceder a las estadísticas para ver las incidencias de los delitos y crear una aplicación que muestre los lugares en donde más suceden estos actos; esto les podría servir para organizarse o para que el gobierno local pueda crear alguna política pública de seguridad”, explicó Vargas.


Por otro lado, la Jefa de Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid, Beatriz Franco, considera que sin archivos organizados no hay transparencia en el Estado.


“Sin una adecuada gestión documental, es imposible llevar a cabo determinadas obligaciones de parte de las instituciones públicas como son las que tienen que ver con acceso a la información, rendir cuentas y el conocer toda la administración pública”, dijo Franco en una entrevista publicada por el ANCR.



La mayoría de archivos funcionan bien, pero presentan grandes debilidades


En el periodo 2017-2018, el ANCR analizó el Índice de Desarrollo Archivístico de las 161 instituciones que presentaron su informe.


El índice evalúa aspectos como la preparación del personal encargado de los archivos, los esfuerzos para resguardar la información, la infraestructura de los archivos y la digitalización de los documentos.


En una calificación del 1 (malo) al 5 (excelente); se concluyó que el 21% de las instituciones tiene una mala gestión de su información y solamente el 15% de ellas lograron la mejor nota con promedio de nota de un 95,5.


El 40% de las instituciones fallaron principalmente en la conservación de los archivos y el mantenimiento de las plataformas digitales.



La deficiencia de las plataformas digitales también se revela en los resultados del Índice de Transparencia en el Sector Público Costarricense (ITSP) del 2019, creado todos los años por la Defensoría de los Habitantes y el Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública de la Universidad de Costa Rica (CICAP-UCR).


El ITSP evalúa la transparencia de la información disponible en los sitios electrónicos de las instituciones públicas y mide aspectos del Estado Abierto como la rendición de cuentas, los datos abiertos, el acceso a la información y la participación ciudadana de las páginas.


La participación ciudadana y la disponibilidad de datos abiertos fueron las mayores debilidades presentes en los sitios. Además, el 86% de las 254 instituciones incluidas en el ITSP reprobaron con una nota menor a 70.



Para el director del Archivo Nacional, “una institución con una mala gestión de documentos físicos posiblemente también la tenga en otros soportes (…) Lo que pasa es que el electrónico requiere también de una serie de procedimientos donde no necesariamente los que están a cargo de los archivos tienen la capacidad de conocimiento o los recursos”, expresó.

Lo que dice Barquero no se aleja de otro de los problemas que revela el Informe Archivístico: solamente el 64% cuenta con la presencia de una persona funcionaria con formación de archivista; carrera ofrecida solamente por la Universidades de Costa Rica (UCR) (bachillerato y licenciatura) y la Universidad Técnica Nacional (técnicos).


“Cuando vemos el estado de los archivos nos encontramos instituciones que se han tomado el tema con mucha seriedad y cuentan con un departamento con profesionales a cargo, y otras donde simplemente agarran el recurso humano que ya no era tan necesario en otros departamentos, lo ponen a cargo de los archivos y van operando a como pueden”, dijo Barquero.


Las dificultades expuestas en este artículo reflejan la percepción negativa que tienen los ciudadanos sobre el acceso a la información en las instituciones públicas.


Según la Encuesta Nacional de Percepción de la Transparencia, elaborado por la Contraloría General de la República, solamente un 38% de los costarricenses creen que la información pública es fácil de obtener.


¿Se controla el resguardo de la información?


“Las consecuencias son lo que pasa cuando se oye una noticia de que se perdieron los expedientes de algún posible caso de corrupción, o que un proceso judicial no terminó en nada porque no se contó con cierta evidencia (...) todos esos casos que uno ve en las noticias son consecuencias directas o indirectas de una mala gestión de los archivos”, comentó Barquero.


Para evitar esos escenarios la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la n°7202 ordena a las instituciones con archivos tener un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) para, entre otras tareas, gestionar la eliminación de documentos y asegurar la transparencia en la manipulación de la información.


El 90% de las instituciones analizadas en el informe tienen un Cised; sin embargo, un 25% no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones conocidos por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), a quien le corresponde dictar las normas sobre selección y eliminación de los documentos, según la Ley n°7202.


Sin estos mecanismos, la ley prohíbe la eliminación de archivos.


Aunque el Informe de Desarrollo Archivístico revela que solamente un 57% de las instituciones con un Cised eliminaron documentos en el periodo 2017-2018, Barquero, director del ANCR, aseguró que se han dado casos de eliminación de documentos sin el debido control.


Para Evelyn Villarreal, vicepresidenta de la organización de transparencia internacional Costa Rica Íntegra, esta es una debilidad del principio de transparencia porque crea incertidumbre de las acciones que se toman en esas instituciones.


“Creo que es una debilidad muy sensible que habría que tratar de minimizar cuanto antes por los riesgos que puede traer. La eliminación de un documento puede darse porque efectivamente lo ameritaba, pero también puede haber mucha discrecionalidad e incluso prestarse para actos de corrupción o irregularidades”, expresó Villalobos.


Por otro lado, las posibles deficiencias de los comités también desencadenan en problemas de acumulación innecesaria de documentos.


“Si se envía una circular en una institución esta le va a llegar a todo mundo, si esa circular usted la envía a 50 personas, la imposibilidad de eliminar documentos va a ocasionar que se tengan que guardar las 50 circulares cuando podría solo guardarse la original”, explicó Barquero.


En Diálogos Sobre el Bienestar invitamos a personas estudiosas del tema de Gobierno y Estado Abierto para reflexionar de su importancia y sobre algunos retos para su implementación:





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